Ochrona przed oszustwami tożsamości dla Twojej firmy i wszystkich osób w nią zaangażowanych

Zapobieganie kradzieży tożsamości to temat, który powinien interesować każdą korporację.

Wykrywanie oszustw i zapobieganie im zostało wymienione jako jedno z największych wyzwań związanych z oszustwami, jakie stoją przed nami obecnie i w najbliższej przyszłości, w ankiecie przeprowadzonej wśród delegatów, którzy wzięli udział w niedawnym wydarzeniu firmy Experian Future of Fraud and Identity. Prawie jedna trzecia (31%) uważa, że tak właśnie jest.

Zabezpieczenie swojej tożsamości finansowej i cyfrowej

jest niezwykle ważne dla właścicieli firm, ponieważ niezdolność do tego może spowodować poważne szkody.

Hakerzy i oszuści mogą porwać Twoją domenę, uzyskać dostęp do Twoich kont finansowych i popełnić poważne przestępstwa, za które możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

W tym artykule zestawiliśmy listę najlepszych porad dotyczących ochrony przed kradzieżą tożsamości dla właścicieli firm.

9 sprawdzonych porad dotyczących ochrony przed oszustwami tożsamości dla Twojej firmy

Powinieneś nauczyć się być proaktywnym tak samo, jak musisz zrozumieć, kiedy być reaktywnym. Zamiast mieć nadzieję, że Twoja firma zostanie uchroniona przed kradzieżą tożsamości, działaj szybko.

Oto kilka rzeczy, które możesz robić regularnie, aby zachować poufność informacji.

1. Korzystaj z szyfrowania

Maszyna szyfrująca Enigma

Szyfrowanie jest najlepszą techniką zabezpieczania informacji umożliwiających identyfikację osób (PII) w formie cyfrowej. Secure Socket Layer (SSL), jak również Transport Layer Security (TLS) są dwoma takimi przykładami metod szyfrowania sieci.

Informacje osobiste zapisane na dyskach, taśmach, płytach CD lub innych formach nośników używanych do przechowywania danych w czasie wolnym powinny być zaszyfrowane.

Algorytmy szyfrujące nie chronią jednak przed przechwyceniem danych przez przestępców; ich celem jest raczej sprawienie, by wszelkie informacje, które trafią w ręce niewłaściwych osób, stały się niezrozumiałe, a tym samym bezużyteczne.

Oprogramowanie szyfrujące jest obecnie dostępne w wielu rozwiązaniach dla przedsiębiorstw. Nawet po wybraniu produktu, należy śledzić nowości. Dlaczego.

Technologie szyfrowania są ulepszane z roku na rok, a przeciwnicy wciąż szukają i opracowują nowe sposoby obejścia szyfrowania.

Oznacza to, że dobrze poinformowany i dobrze zbadany osąd dokonany niedawno może stać się fatalną decyzją w najbliższej przyszłości. Ponieważ technologia szyfrowania opiera się na wykorzystaniu kluczy do odszyfrowania danych, zarządzanie takimi kluczami jest niezbędne.

Przy ustalaniu, kto kontroluje te klucze i ma do nich dostęp, należy wziąć pod uwagę potrzeby biznesowe, praktyczne aspekty zmian personalnych oraz wiedzę na temat zagrożeń wewnętrznych.

2. Działaj z numerami EIN i SSN

Podczas gdy korporacja i spółka z ograniczoną odpowiedzialnością muszą posiadać swój własny numer EIN (Employer Identification Number) dla celów podatkowych, przedsiębiorca lub właściciel małej firmy może używać swojego numeru SSN (Social Security Number).

Możesz użyć SSN do prowadzenia działalności gospodarczej jako jednoosobowa firma, nawet jeśli organizacja posiada pracowników.

EIN, który może być szybko nabyty na oficjalnej stronie internetowej, jest doskonałą opcją dla osób samozatrudnionych.

Rozdzielenie funduszy firmowych i społecznych jest mądrą decyzją z wielu powodów, w tym zapobiegania kradzieży tożsamości. Nie będzie powiązany z twoją tożsamością, jeśli firma padnie ofiarą oszustwa. Po uzyskaniu numeru EIN możesz zarejestrować się na kartę kredytową, która może pomóc w śledzeniu transakcji i wykryciu oszustwa.

3. Bezpiecznie przechowuj dokumenty online i offline

Twoja firma może mieć wiele plików papierowych zawierających poufne informacje, w tym wyciągi z konta, raporty podatkowe i listy klientów.

Używanie tylko chronionej skrzynki pocztowej, wyrzucanie wszelkich niepotrzebnych dokumentów i przechowywanie wraż liwych dokumentów w zabezpieczonym miejscu to proste sposoby na zmniejszenie ryzyka oszustwa.

Upewnij się, że Twoje komputery posiadają odpowiednią zaporę sieciową i technologie anty-malware, aby zapobiec cyfrowym oszustwom online.

Dla małych organizacji doskonale wystarczające są gotowe pakiety bezpieczeństwa, a niektóre rozwiązania obejmują obecnie zabezpieczenia dla smartfonów i tabletów. Umożliwienie automatycznych aktualizacji zapewni, że poprawki będą aktualizowane w odpowiednim czasie.

Dowiedz się również, w jaki sposób Twój dostawca usług szerokopasmowych zabezpiecza Twoje dane, kontaktując się z nim. Ustal, jakich zewnętrznych producentów zabezpieczeń zatrudnia, a następnie odwiedź strony internetowe dostawców, aby zrozumieć, jak często ich rozwiązania są aktualizowane lub czy określone rodzaje tekstu są utrzymywane w bezpiecznym stanie.

4. Posiadaj kompleksową stronę z OWU

Istnieje kilka powodów, dla których Twoja firma potrzebuje umowy o warunkach (T&C) na swojej stronie internetowej, a ochrona przed kradzieżą tożsamości jest jednym z nich.

Kodeks zachowania powinien być zawarty w Twoich T&C. Potencjalnie złośliwe zachowania nie będą akceptowane, to powinno być oczywiste. Na platformach internetowych i w e-handlu spotkasz się z tym wszystkim - z nękaniem, kradzieżą tożsamości czy zagrożeniami ze strony złośliwego oprogramowania.

W razie potrzeby istnieją zabezpieczenia prawne, które pozwalają na radzenie sobie z kradzieżą tożsamości. Nie oznacza to, że należy pominąć niewłaściwe zachowania nie mające charakteru przestępczego. Jeśli chcesz stworzyć przyjazną i uprzejmą społeczność, możesz wprowadzić dodatkowe wytyczne dla użytkowników.

Ponadto, jako firma, staraj się chronić swoje systemy komputerowe przed oszustwami, pobierając oprogramowanie tylko z tych stron, które są godne zaufania i mają jasną listę warunków.

5. Strategicznie zapobiegaj oszustwom związanym z cyfrową obsługą klienta

Oszuści zajmujący się kradzieżą tożsamości są coraz większym utrapieniem w podejściu do cyfrowego onboardingu. Potrzebujesz niestandardowej metody, jak na wyzwania specyficzne dla firmy.

Na przykład, selfie nigdy nie jest wystarczającą gwarancją, że osoba po drugiej stronie jest prawdziwa. To właśnie tutaj pojawia się rozpoznawanie liveness jako bardziej zaawansowane podejście dla firm, aby upewnić się, że potencjalny rekrut jest obecny fizycznie na każdej sesji.

Obejmuje to różne techniki określania, czy informacje pochodzące z kamery internetowej, detektorów biometrycznych i dodatkowych źródeł są prawdziwe czy fałszywe.

Również w tym przypadku firmy mogą spersonalizować swoje metody uwierzytelniania, aby dostosować je do różnic występujących w poszczególnych krajach, co może zmniejszyć liczbę przypadków kradzieży tożsamości lub fałszywych alarmów podczas cyfrowego wprowadzania pracowników.

Możesz również sprawdzić listę SEON najlepszych rozwiązań cyfrowych onboarding, aby podjąć decyzję, które oprogramowanie najlepiej spełni Twoje potrzeby w zakresie bezpieczeństwa.

6. Zapobiegaj hakerstwu skoncentrowanemu na urządzeniach

Ruch bring your own device aka BYOD, w którym osoby fizyczne używają swoich własnych telefonów i innych gadżetów do pracy, naraża firmę na dodatkowe niebezpieczeństwa.

Urządzenia muszą być zabezpieczone hasłem, aby uniemożliwić dostęp do wrażliwych danych firmowych w przypadku ich zgubienia lub kradzieży.

Podatność na zagrożenia bezpieczeństwa może być zwiększona przez systemy płatności mobilnych. W przypadku płatności mobilnych ryzyko jest absolutnie realne, a oszustwa finansowe muszą być pilną kwestią dla właścicieli firm.

Firmy powinny chronić dane swoich kont, ponieważ oszust uzyskujący dostęp do konta może szybko przelać pieniądze z rzeczywistych transakcji na jakieś inne konto.

Jeśli myślisz o wdrożeniu mobilnej platformy płatniczej, upewnij się, że wykorzystuje ona najlepsze metody szyfrowania i urządzenia o najwyższym poziomie bezpieczeństwa.

7. Posiadaj odpowiednie protokoły wewnętrzne

Hasła lub inne metody ograniczania dostępu pracowników do wrażliwych informacji, takich jak listy klientów czy pliki księgowe, mają kluczowe znaczenie.

Ustal kompleksową procedurę postępowania w przypadku naruszenia danych, która obejmuje wyznaczenie osoby nadzorującej incydent i określenie kolejnych kroków.

Aby utrzymać hasła bezpieczne przed hakerami internetowymi, zmieniaj je z minimalną częstotliwością raz na kwartał, używaj losowych twórców haseł i zapisuj je w trybie offline.

Podczas pracy z dostawcami, możesz być zobowiązany do ujawnienia poufnych informacji na formularzach kredytowych lub innych dokumentach. Zapytaj o politykę bezpieczeństwa swoich dostawców, aby upewnić się, że nie powierzasz krytycznych informacji firmie, która nie jest wystarczająco bezpieczna.

8. Zachowaj skromny profil i bądź świadomy

Ta kwestia może wydawać się oczywista, ale warto ją powtórzyć: nigdy nie należy publikować niczego na temat swojej firmy, czy to cyfrowo, czy publicznie, co mogłoby narazić ją na niebezpieczeństwo.

Ustal zasady dla pracowników, zwłaszcza tych, którzy korzystają z mediów społecznościowych, i poświęć trochę czasu na edukację zespołu w zakresie wykrywania i zapobiegania powszechnym taktykom kradzieży tożsamości.

Jedną z najlepszych metod zabezpieczenia firmy przed kradzieżą tożsamości jest korzystanie z menedżera haseł. Bądź zawsze gotowy.

Wiąże się to z regularnym przechodzeniem przez wszystkie konta finansowe, historię płatności i informacje o rejestracji firmy oraz ich uzgadnianiem.

9. Podziel się swoimi doświadczeniami

Zrozum, że nie jesteś pierwszą ani ostatnią firmą, która padła ofiarą kradzieży tożsamości. Aby uzyskać wskazówki i wymienić się zasobami, połącz się z innymi właścicielami firm.

Zachęcaj do otwartej komunikacji między zespołem kierowniczym a pracownikami w pracy. Upoważnij ich do zadawania trudnych pytań na temat bieżących kwestii bezpieczeństwa i zorganizuj zajęcia szkoleniowe, aby omówić procedury korporacyjne.

Jeśli nie jesteś samotnym właścicielem i pracownikiem, bezpieczeństwo Twojej firmy zawsze będzie zagrożone od wewnątrz. Jaki jest najlepszy sposób na zmniejszenie tego ryzyka? Poświęć trochę czasu na dyskusję na ten temat.

Wniosek

Kradzież tożsamości firmowej jest poważnym problemem dla właścicieli firm, więc powinieneś być świadomy konsekwencji.

Pojedyncze naruszenie bezpieczeństwa może być katastrofalne w skutkach, powodując znaczną utratę dochodów, brak płatności, słabe raporty kredytowe, znaczące konflikty podatkowe, pogorszenie wizerunku firmy i odpowiedzialność cywilną.

Jeśli tak się stanie, zachowaj pozytywne nastawienie i uświadom sobie, że masz możliwości. Bądź responsywny, reagując na pilne sprawy, jednocześnie zbierając informacje o ataku.

Bądź również odpowiedzialny za zamknięcie wszystkich kont biznesowych, na które miał wpływ i wypełnienie niezbędnych formalności. Miej oko na sprawy i zdaj sobie sprawę, że intuicja jest ostatecznym sędzią wszystkiego.